Escute o Excel

Por Camila Porto de Camargo
Além de ajudar a organizar planilhas, o Excel pode ser uma ótima companhia. Seja um bom ouvinte.
Que o Excel é um programa excelente todo mundo já sabe, mas apesar de ser tão eficiente, muitos usuários morrem de medo de usar suas ferramentas, pois acham que tudo é difícil e complexo. É claro que tudo o que envolve matemática, cálculos ou afins gera calafrios em quem não está habituado, mas o Excel não é um Lobo Mau, muito pelo contrário.

De fato, ele é um aplicativo tão bom que muitos podem pensar que para ser mais completo, ele só falta falar. Pois é, e não é que ele fala mesmo? Neste tutorial vamos mostrar que é muito simples fazer o Excel soltar o verbo.

Vamos ensinar como utilizar a ferramenta de fala no Excel do Office 2007. Então, chega de blábláblá e vamos ouvir o que o Excel tem a nos dizer.

Para começar, abra o seu Excel e, de preferência, abra também um arquivo com texto ou números. O comando para a fala ficará disponível na “Barra de acesso rápido” do aplicativo, portanto é com ela que vamos trabalhar. Em primeiro lugar vá até “Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido/Mais Comandos”.

Assim que a janela “Mais Comandos” abrir, selecione a opção “Todos os Comandos” na caixa “Escolher comandos em:”. Procure a opção “Células de Fala” e adicione na Barra de Acesso Rápido do seu Excel.

O atalho “Células de fala” estará disponível junto aos outros atalhos que você já havia definido ou que são padrão do programa. Se desejar, adicione mais células, como: Ler Células em Voz alta, ler por linhas ou colunas e Ler células ao pressionar o Enter. Todas estas opções se encontram na mesma janela.

Agora para você escutar o Excel é muito simples. Selecione o texto que você quer ouvir e, em seguida, clique em “Células de fala”. Automaticamente o aplicativo começar a ler célula por célula do seu arquivo.

Se você achar que a leitura está muito rápida ou devagar, é possível alterar a velocidade da fala. Para isso, vá até “Painel de Controle/Sons, Fala e Dispositivos de Áudio/Fala/Velocidade da Voz”.

Qual a utilidade?

Esta opção do Excel aparentemente parece inútil, pois quem terá o trabalho de configurar o Excel para ouvi-lo ler as células? A resposta é: muitas pessoas. Com este recurso simples, muitas pessoas com deficiência visual, por exemplo, podem ter acesso às maravilhas da informática, assim como você. Outra utilidade pode ser encontrada em casos de pessoas que executam inúmeras tarefas ao mesmo tempo.

Imagine que você tem um monte de planilhas para conferir o que está no papel com o que está no computador. É possível deixar o Excel falando e ao mesmo tempo você conferir as planilhas que estão no papel. É claro que a voz do Excel não é das melhores, ainda mais que há um forte sotaque inglês, mas nada que um pouco de hábito não resolva.

Controle modificações em planilhas do Excel

Poucos cliques bastam para você saber o que foi modificado, quando e por quem.
É muito comum em escritórios e até mesmo em algumas residências a necessidade de compartilhar uma planilha do Excel em uma rede. Como já é bem sabido, um arquivo deste tipo está sempre sujeito a alterações. E então surge outra necessidade: monitorar essas alterações para saber quem as proporcionou e quando.

O Excel tem um recurso específico para este monitoramento, chamado Controle de Alterações. Neste guia, você vai ver como é simples ter controle sobre planilhas do Excel em ambientes em constante modificação.

Com o arquivo aberto, acesse a guia revisão. À direita, no grupo “Alterações”, clique no botão “Controlar Alterações” e escolha a opção “Realçar Alterações”.

Uma caixa de diálogo será aberta. Para habilitar esta função, clique em “Controlar alterações ao editar. Também compartilha a pasta de trabalho”.

Com as opções disponíveis, configure o comportamento do monitoramento. Defina quais alterações devem ser monitoradas através de três categorias:

Quando: desde um período determinado por você, desde a última gravação ou todas as alterações.

Autor: todos os usuários que alteraram a planilha ou todos exceto você.

Onde: permite monitorar apenas uma parte específica da planilha. Clique no botão desta opção e indique o intervalo das células que você deseja observar.

A opção “Realçar alterações na tela” lhe permite destacar o conteúdo modificado, o que facilita a visualização. Qualquer célula que tenha seu conteúdo alterado é indicada com uma pequena seta no canto superior esquerdo. Você clica nesta seta para obter mais informações sobre as alterações.

Você pode aprovar e descartar alterações feitas por outros usuários. Com a opção de controlar alterações habilitada, volte para o botão “Controlar Alterações” e perceba que a opção “Aceitar/Rejeitar Alterações” estará habilitado.

Clique neste botão para o Excel lhe exibir todas as alterações com opção de aceitá-las ou não.

Volte para o botão “Realçar Alterações” e perceba que o botão “Listar alterações em uma nova planilha” está habilitado. Marque esta opção para exibir todas as modificações em uma nova planilha do Excel.

Exportando Gráficos do Excel para o Power Point

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Como incrementar suas apresentações com gráficos do Excel
Das ferramentas mais utilizadas do Microsoft Office, sem dúvidas o Excel é a melhor opção para montar gráficos mais elegantes. Entretanto, no quesito apresentações, sem dúvidas a escolha ideal é o Power Point. Mas como fazer para levar estes elementos para slides do Power Point? É mais simples do que parece e pode ser feito rapidamente seguindo a instrução abaixo. Estas instruções funcionam da mesma forma para gráficos em formatos 2D ou 3D.

Primeiramente abra a planilha do Excel na qual se encontra o gráfico alvo da exportação. Clique com o botão direito do mouse sobre ele e selecione o comando para copiar. O importante é que nenhuma das partes seja selecionada, você deve clicar sobre algum lugar no qual ele possa ser copiado integralmente.

Então, abra o Power Point e selecione o slide desejado e acione o comando de colar. Para incrementar a apresentação, você pode selecionar (na aba “Animações”) um efeito que fique interessante, como por exemplo aqueles aplicados a categoria (Desaparecer, Revelar ou Surgir), pois cada “fatia” do gráfico será exibida com um pequeno intervalo de tempo.

Como importar tabelas da internet para o Excel

Edite no Excel qualquer tabela que você encontrar na web.
Um dos recursos mais antigos da internet é a exibição de conteúdo dentro de tabelas. Elas não só eram usadas para mostrar dados, mas também para outros tipos de informação, como imagens, por exemplo. Hoje, quase todos os aplicativos locais são integrados com a web para obtenção de vários tipos de dados. O Excel 2007 é um desses aplicativos e uma de suas ferramentas é a de importação de tabelas em HTML para que você possa manipular os dados.

Digamos que você encontrou um site com uma tabela comparativa de câmeras digitais. Você decidiu incrementar essa tabela com sua própria pesquisa de preços, feita em Excel, mas para isso, é necessário que você importe os dados. Não é necessário que você salve a página web inteira no seu computador. Basta seguir os passos abaixo (em nosso exemplo, usamos uma tabela comparativa de placas de vídeo).

*Lembramos que essa dica não vale só para tabelas comparativas. Você pode usar essa importação para qualquer site que utilize tabelas, independente do conteúdo. Para quem conhece um pouco de HTML: o Excel reconhece as tabelas através da tag “table”.

1. Copie (CTRL + C) o endereço completo de onde você deseja importar os dados.

2. Abra o Excel e clique na guia “Dados”.

3. O primeiro grupo, “Obter Dados Externos”, contém um ícone com o texto “Da Web”. Clique nesse ícone.

4. Será aberto um navegador interno do Excel. Cole (CTRL + V) na barra de endereço aquele que você havia copiado e clique no botão “Ir”. Aguarde o carregamento da página.

5. Perceba que todas as áreas da página que utilizam tabelas para mostrar o conteúdo são reconhecidas pelo Excel e assinaladas com uma seta em um quadrado amarelo. Clique na seta que aponta para a tabela desejada. O Excel marcará a tabela selecionada e mudará a cor do ícone para verde.

*Você pode selecionar mais de uma tabela para importar várias de uma só vez.

6. Depois de selecionar todas as tabelas a serem importadas, clique no botão “Importar”. Na pequena janela que se abrirá você poderá definir onde a tabela importada deverá ser inserida. Escolha sua opção e clique em OK.

Pronto! Depois de alguns segundos, a tabela do site estará na sua planilha, pronta para ser editada!

Aprenda a criar tabelas dinâmicas no Excel

Diminua os problemas para gerenciar um banco de dados no Excel, as tabelas dinâmicas podem lhe ajudar.
O programa Microsoft Excel é bastante utilizado por diversos tipos de pessoas e para variadas finalidades. Com ele, é possível criar simples tabelas de horários escolares, por exemplo, até mesmo complexos bancos de dados.

Contudo, no caso dos bancos de dados, quanto maior for o seu tamanho e a quantidade de informações contidas, mais difícil será para gerenciá-lo e até mesmo para realizar buscas por dados.

Neste caso, você poderá criar tabelas dinâmicas para facilitar a comparação, elaboração de relatórios e acesso aos dados de suas planilhas. Além disso, com ela ficará mais fácil também a reordenação de linhas e colunas em suas tabelas. O Baixaki irá ensinar agora, através de um tutorial simples de seguir, como criar este tipo de planilhas. Então, mãos à obra!

Criando tabelas dinâmicas

O primeiro passo é abrir o arquivo com a tabela que você deseja transformar em tabela dinâmica.

Selecione o campo da tabela com o mouse.

Agora, clique na guia Inserir e depois em Tabela Dinâmica e então surgirá uma nova janela em sua tela. Nela, você poderá alterar os campos que farão parte de sua nova tabela e também definir o local aonde ela será criada (na mesma ou em uma nova planilha).

Além dos campos em sua própria planilha, é possível também selecionar fontes externas, para isso, clique em Usar uma fonte de dados externa e então escolha a partir de onde virão os dados de sua nova tabela dinâmica. Depois disso, clique em OK.

Sua tabela dinâmica está pronta. A partir de agora, para acessar os valores e dados, clique sobre a tabela e então selecione tudo o que deseja analisar.

Com este tipo de tabela, você poderá comparar dados facilmente, como no exemplo abaixo, quando foram selecionados os dados de somente três pessoas:

Ainda na barra do lado direito, você poderá mover os dados entre os campos Filtro de Relatórios, Rótulos de Coluna, Rótulos de Linha e Valores.

Acessando as opções da tabela dinâmica (Tabela Dinâmica > Opções > Opções), você poderá alterar algumas configurações de sua planilha, como impressão, definições de exibição, layout, filtros e dados.

Adicionando filtros

Para melhor analisar os dados, você pode adicionar filtros para poder reduzir a visualização de dados a algo mais específico. Para isso, clique sobre a guia Rótulos de Linha para que seja aberto o seu menu, depois vá em Filtro de Valores e escolha o tipo de filtro que deseja aplicar.

Veja um exemplo com o filtro É Maior do que aplicado com o valor 140.000:

Outro tipo de filtros são os Filtros de Rótulos, estes relativos aos rótulos da sua tabela. No nosso exemplo, os rótulos são os meses. Esta função também será bem útil no caso de tabelas com um grando número de dados e informações.

Você pode ainda utilizar seus próprios dados como filtros para comparação na tabela. Por exemplo, arraste qualquer um dos dados da aba direita para o campo Filtro de Relatório e então ele aparecerá em cima da sua tabela.

Clique para abrir sua guia e então selecione o valor que deseja utilizar como referência. Desta forma, você pode selecionar um ou vários itens (no caso de nosso exemplo, meses) para filtrar e comparar com os demais dados informados na tabela.

Considerações

Apesar de nosso exemplo ser uma tabela pequena, este recurso é bastante interessante para bancos de dados com muitas informações, onde a simples visualização é prejudicada pela grande quantidade de informações. De qualquer maneira, este recurso é indicado para qualquer um que queira gerar relatórios de maneira eficiente e precisa, sem que para isso tenha muito trabalho.