Dicas para usar bem o e-mail

Introdução

O e-mail é um dos recursos mais usados na internet e como tal, há formas de utilizá-lo de maneira mais eficiente. As dicas a seguir dão orientações simples e rápidas, mas que facilitam a utilização dessa tão importante forma de comunicação.

1 – Use a opção Bcc (ou equivalente)

Muitas pessoas recebem e-mails que acham interessantes e encaminham à sua lista de contatos. No entanto, fazem isso simplesmente separando os e-mails por vírgula no campo Destinatário ou Cc. O problema desse tipo de utilização é que todos que receberem a mensagem poderão ver os endereços das outras pessoas que receberam o e-mail. Para evitar isso, praticamente todos os serviços de e-mail contam com o campo Bcc (ou CCo). Ao utilizá-lo, todos receberão a mensagem normalmente, porém só enxergarão o e-mail de quem o enviou.

2 – Não apague o conteúdo anterior ao responder mensagens

Prática comum em e-mails de lista de discussão, apagar o conteúdo da mensagem anterior é algo não recomendável. Muita gente, ao responder mensagens, apaga o texto original para deixar o e-mail da resposta menor ou menos confuso. No entanto, o destinatário muitas vezes pode não se lembrar sobre o que se trata aquela resposta e é obrigado a procurar mensagens anteriores. Assim, ao responder e-mails, mantenha o conteúdo anterior e apague, no máximo, os textos de propaganda que alguns serviços de e-mail exibem.

3 – Evite o uso de mensagens com imagens de fundo

Algumas pessoas que usam programas clientes de e-mail gostam de enfeitar a mensagem utilizando imagens de fundo ou pequenas animações. Essa é uma prática não recomendável, pois o destinatário pode tentar ler a mensagem por webmail e a visualização desta pode ser comprometida pela imagem. Além disso, e-mails com esse recurso geralmente ficam maiores e podem atrapalhar quem utiliza conexão discada à internet. Ao redigir e-mails, utilize sempre a forma mais simples de texto.

4 – Campo assunto claro

Ao redigir e-mails, procure sempre colocar no campo Assunto frases que estejam relacionadas com o conteúdo da mensagem. Por exemplo, se você quer combinar de ir ao cinema com alguém, coloque no campo assunto algo como “Filme tal no dia 5”. Se você achou um site interessante e quer sugerí-lo a um conhecido, coloque no campo assunto algo como “InfoWester – site sobre informática”. Colocar no campo assunto frases como “Bom dia”, “Olá de novo!” ou até mesmo deixá-lo em branco pode dificultar a localização posterior da mensagem por parte do destinatário.

5 – Avise, se o conteúdo for comprometedor

Embora não seja recomendável, muita gente gosta de enviar piadas ou imagens, digamos, “impróprias para menores de 18 anos” por e-mail. Se achar inevitável fazer isso, ao menos coloque no campo assunto um indicativo de que o conteúdo do e-mail pode ser comprometedor. Para isso, após o título da mensagem, insira palavras como “Cuidado” e “Conteúdo perigoso”, do contrário, a pessoa que receber o e-mail poderá abrí-lo na frente de colegas, do chefe, de filhos, etc.

6 – Não escreva o texto todo em letra maiúscula

Prática comum de novos usuários da internet, redigir e-mails usando apenas letras maiúsculas não é recomendável, pois palavras em maiúsculo, na internet, significam gritar.

7 – Evite o uso de gírias e vícios da internet

Ao enviar e-mails, evite ao máximo o uso de gírias ou vícios de internet (exceto se for com seus amigos). Use “você” em vez de “vc”, “aqui” em vez de “aki”, “obrigado” em vez de “valew”, etc. Se enviar um currículo ou uma pergunta a uma empresa usando termos como esses, você certamente será mal-visto.

8 – Não divulgue telefone na assinatura

Há pessoas que informam o número do telefone e até o endereço de casa ou do trabalho abaixo de seu nome, na assinatura do e-mail. Evite fazer isso, por questões de segurança. No caso de e-mails empresariais, onde isso muitas vezes é obrigatório, apenas utilize o e-mail para fins profissionais. Utilize outro para uso pessoal e não coloque tais informações nele.

9 – Anexos com o menor tamanho possível

Quanto menor o tamanho de um arquivo a ser enviado em anexo, melhor para quem vai recebê-lo. Se o arquivo for grande, sempre que possível, compacte-o (com o uso de programas como Winzip, Filzip ou tar.gz em Linux). Isso porque o destinatário pode ter limites na caixa postal, conexão lenta à internet ou seu provedor pode bloquear mensagens que ultrapassem um determinado tamanho.

10 – Utilize nomes simples no e-mail

Em e-mails que você poderá divulgar em cadastros ou verbalmente a outras pessoas, use um nome ou uma seqüência de caracteres o mais simples possível antes do sinal @. Por exemplo, opte por fernando@infowester.com ao invés de f3rn4ndO@infowester.com, escolha marcelo.pereira@infowester.com ao invés de celo2309per@infowester.com. Dessa forma, haverá menos chances de erro na hora de inserir esse e-mail em um formulário ou informá-lo através do telefone, por exemplo.

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